La gestión de proyecto como servicio o PMaaS (Project Management as a Service) representa un movimiento hacia servicios escalables bajo demanda adaptados a las necesidades del cliente.

Las organizaciones se han acostumbrado a utilizar servicios administrados en muchas funciones de TI: administrar el correo electrónico, realizar la administración de la red y actividades similares. Suelen ser operaciones bastante estables pero necesarias.

Ahora las organizaciones están traduciendo esa necesidad de servicios administrados a áreas como la gestión de proyectos y la gestión de cambios, donde la experiencia altamente especializada, cuando se contrata internamente, resulta demasiado costosa.

Además, cuando está función de gestión de proyectos esta fuera de la competencia central de la organización, como las empresas de nueva creación que comienzan a escalar, entregar esa experiencia internamente requerirá una gran inversión en los procesos, procedimientos y herramientas necesarias.

Para su organización, es probable que la gestión de proyectos no sea una competencia especializada de la misma manera que lo es para una empresa que lo hace todo el día, todos los días.

Este tipo de servicio ofrece acceso a personas calificadas y talentosas que conocen la gestión de proyectos de adentro hacia afuera. Es más, se puede acceder a ellos de forma rápida y sencilla a través de las empresas proveedoras de PMaaS, justo cuando los necesita.

Beneficios

Puede ser estresante y abrumador traer a personas externas para administrar y asesorar sobre sus proyectos. Pero existen varios beneficios.

• Principios probados por el tiempo: Proporciona una metodología personalizada para la gestión de proyectos basada en nuestras mejores prácticas, habiendo completado más de mil proyectos con clientes de diferentes tamaños.
• Estructura establecida: Organiza las metas en un formato detallado que da una dirección clara al proyecto.
• Marco en curso: Le permite identificar, priorizar y lanzar proyectos de varios tamaños a lo largo del tiempo.
• Resultados predecibles: Permite que su equipo participe en proyectos, ya sean servicios autodirigidos, dirigidos por equipos internos o dirigidos por proveedores, y tener éxito.

También puede haber un costo-beneficio asociado con PMaaS. Al igual que otras ofertas «como servicio», con PMaaS paga por lo que necesita. Esto significa que usted no corre el riesgo de tener escasez de personal cuando necesita un excelente gerente de proyectos, o exceso de personal si los proyectos se detienen por un tiempo. Usted mantendrá el control sobre el proceso, lo que le ayuda a controlar también los costos en esta área.

Los proveedores de la gestión de proyecto como Servicio pueden ayudar a que los costos de gestión del proyecto sean más predecibles porque todos pueden incluirse en el contrato acordado. Para muchos, esto puede verse como un modelo de bajo costo en comparación con otras opciones, como la contratación de personal de gestión de proyectos o la contratación de un contratista.

En ciertos casos, puede haber tipos de proyectos que probablemente requieran soluciones PMaaS. Por ejemplo, algunos proyectos son muy ágiles y cambiantes y es más probable que tengan el requisito de aumentar los recursos muy rápidamente, y reducirlos nuevamente con la misma rapidez. La contratación de personal no es realmente una opción en tal escenario, ya que es muy ineficaz.

Por igual, los proyectos que requieren tipos específicos de gobernanza o cumplimiento también pueden beneficiarse de un experto en un área específica. En estos casos, no es el mejor uso de los recursos contratar a un miembro permanente del personal. Dado que la solución PMaaS también puede ser rentable, esto puede convertirla en una buena opción en este tipo de situaciones.

Otras situaciones en las que PMaaS puede funcionar bien son en proyectos a gran escala donde hay muchas partes interesadas y donde el tiempo es escaso.

¿Qué se incluye con PMaaS?

• Experiencia: PMaaS ofrece recursos al alcance para aportar la experiencia y el conocimiento necesarios a cada proyecto.
• Enfoque: muchas organizaciones enfrentan el desafío de la reducción de personal o las brechas de talento. PMaaS aporta los recursos necesarios para complementar a su personal o manejar completamente el proceso mientras continúa con sus negocios como de costumbre.
• Perspectiva: PMaaS puede revelar verdades ocultas o ignoradas por una organización. Tener un par de ojos frescos para observar su operación puede arrojar luz sobre las oportunidades perdidas de mejora que pueden marcar la diferencia.
• Flexibilidad y escalabilidad: los servicios bajo demanda se adaptan a las necesidades cambiantes y a las prioridades y partes interesadas múltiples o en competencia.
• Menos riesgo: el componente de experiencia de PMaaS incluye una búsqueda de signos de un problema y peligros conocidos, lo que reduce el riesgo y las demoras.
• Costos reducidos: con PMaaS, paga por lo que necesita.

Ing. Tomás Marte, MBA, PMP, ITIL

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